So können Sie Ihre Produktivität steigern

Arbeitswelt
Übertrieben produktiver Mitarbeiter

Jedes Unter­neh­men wünscht sich pro­duk­ti­ve Ange­stell­te, die mög­lichst viel aus der sich ihnen bie­ten­den Arbeits­zeit raus­ho­len. Doch geben Sie es zu: Auch Sie selbst haben manch­mal das Gefühl, dass die Zeit dahin­rast und Sie etwas mehr davon benö­ti­gen könn­ten, um Ihre Arbeit zu schaf­fen. Wir zei­gen Ihnen, mit wel­chen ein­fa­chen Tricks es auch Ihnen gelin­gen kann, Ihre Pro­duk­ti­vi­tät zu stei­gern!


Wer kennt das nicht? Man checkt ab und an sei­ne E-Mails und beant­wor­tet die­se, redet kurz mit dem Arbeits­kol­le­gen, holt sich einen Kaf­fee – und schon ist der hal­be Arbeits­tag vor­bei. Oft hat das unlieb­sa­me Fol­gen wie etwa unnö­ti­ge Über­stun­den, weil man sei­ne Arbeit nicht in der vor­ge­ge­be­nen Zeit bewäl­ti­gen konn­te.

Ob nun im Büro oder pri­vat – die meis­ten haben mit Ablen­kun­gen zu kämp­fen und wünsch­ten sich, effi­zi­en­ter und pro­duk­ti­ver zu sein. Dabei ist das gar nicht so schwer. NLP-Tech­ni­ken wie die Swish-Tech­nik kön­nen bei­spiels­wei­se dabei hel­fen, unlieb­sa­me Ver­hal­tens­wei­sen zu ent­lar­ven und Moti­va­ti­on auf­zu­bau­en. Wich­tig ist gene­rell aber, sich selbst eini­ge Regeln auf­zu­er­le­gen, die man dann auch streng befolgt. Auch Maß­nah­men, die zunächst nicht im Zusam­men­hang mit dem Stei­gern von Pro­duk­ti­vi­tät zu ste­hen schei­nen, kön­nen einen ent­schei­den­den Ein­fluss haben.

Produktivität steigern klappt nicht durch Zwang

Denn eines soll­te klar sein: Mehr Pro­duk­ti­vi­tät lässt sich nun ein­mal nicht von außen erzwin­gen. Im Gegen­teil, Pro­duk­ti­vi­tät wird oft­mals genau dann gestei­gert, wenn man Frei­räu­me für ande­re Din­ge lässt. So haben etwa Wis­sen­schaft­ler der Brig­ham Young Uni­ver­si­ty (BYU) her­aus­ge­fun­den, dass sich die Pro­duk­ti­vi­tät in einem Betrieb ver­bes­sert, wenn Ange­stell­te gemein­sam Mul­ti­play­er-Video­ga­mes spie­len. Die Pro­duk­ti­vi­tät stei­ger­te sich schon nach 45 Minu­ten des gemein­sa­men Spie­lens um sagen­haf­te 20 Pro­zent.

Das Arbeitsklima ist entscheidend

Doch bei nähe­rer Betrach­tung ist das eigent­lich gar nicht so ver­wun­der­lich. Schließ­lich wird durch das gemein­sa­me Spie­len eine ange­neh­me und locke­re Arbeits­at­mo­sphä­re geschaf­fen und ein gutes Arbeits­kli­ma ist wie­der­um die Grund­la­ge für pro­duk­ti­ves Arbei­ten. Daher kön­nen gera­de Din­ge, die inhalt­lich erst mal nicht mit dem The­ma Arbeit ver­wo­ben sind, uns eben­die­se leich­ter von der Hand gehen las­sen.

Aus dem sel­ben Grund haben Tie­re im Büro einen posi­ti­ven Ein­fluss auf die Pro­duk­ti­vi­tät. Grund dafür ist unter ande­rem, dass man auf die­se Wei­se sozu­sa­gen zu Pau­sen gezwun­gen wird, in denen man sich ein wenig bewegt. Das hält fit und stärkt das Immun­sys­tem. Dar­über hin­aus wird auch Stress redu­ziert, sodass beim Arbei­ten mehr Ruhe ein­kehrt. Und letzt­lich wird eine Mög­lich­keit der Work-Life-Balan­ce geschaf­fen, indem man Ange­stell­ten gestat­tet, ihre Hun­de mit zur Arbeit zu brin­gen.

Möglichkeiten für Arbeitgeber

Auch mit ande­ren Werk­zeu­gen haben Arbeit­ge­ber die Mög­lich­keit, ihre Ange­stell­ten zu unter­stüt­zen und dadurch die Pro­duk­ti­vi­tät zu stei­gern. Ein posi­ti­ves Bei­spiel für die Umset­zung stellt die Fir­ma Eren­to, ein Online-Markt­platz für Miet­ar­ti­kel in Deutsch­land, dar. Hier hat man den Mit­ar­bei­tern Fol­gen­des gebo­ten:

  • die Mög­lich­keit, im Home­of­fice zu arbei­ten,
  • fle­xi­ble Arbeits­zei­ten wahr­zu­neh­men,
  • Remo­te Work zu betrei­ben und
  • die 4-Tage-Woche.

Homeoffice

Im Home­of­fice zu arbei­ten, hat für Arbeit­neh­mer allein schon den Vor­teil, dass sie den Arbeits­weg nicht auf sich neh­men müs­sen. Doch auch Arbeit­ge­ber kom­men hier auf ihre Kos­ten. Schließ­lich wird im Gegen­satz zur Arbeit vor Ort, wo die Arbeits­zeit ent­schei­dend ist, bei der Arbeit zu Hau­se ten­den­zi­ell eher das Geleis­te­te gemes­sen. Mit­ar­bei­ter im Home­of­fice sind daher öfter bereit, mehr zu arbei­ten. Im Ver­gleich zu im Büro arbei­ten­den Kol­le­gen sol­len Mit­ar­bei­ter im Home­of­fice im Schnitt sogar 2,5 Über­stun­den pro Woche leis­ten.

Flexible Arbeitszeiten

Nicht jeder hat den glei­chen Tages­rhyth­mus. Wäh­rend der eine um fünf Uhr mor­gens fit ist, kommt der ande­re erst um neun Uhr in die Gän­ge. Fle­xi­ble Arbeits­zei­ten kön­nen daher dabei hel­fen, die Pro­duk­ti­vi­tät der Ange­stell­ten zu stei­gern. Wäh­rend der Früh­auf­ste­her dann schon früh zur Arbeit anrückt, kann die Nacht­eu­le sich noch aus­ru­hen und sei­ne pro­duk­ti­ven Pha­sen spä­ter voll aus­schöp­fen.

Remote Work

Remo­te Work ist gewis­ser­ma­ßen als Erwei­te­rung des Home­of­fice-Kon­zepts zu sehen. Wäh­rend man im Home­of­fice – wie der Name schon sagt – jedoch in der Regel zu Hau­se arbei­tet, bedeu­tet Remo­te Work ledig­lich, dass man woan­ders als am Arbeits­platz selbst arbei­tet. Das kann zu Hau­se sein, im Café oder in einem Cowor­king Space – oder aber bei den Eltern zu Hau­se. Fest steht, dass so eine viel fle­xi­ble­re Arbeits­wei­se ermög­licht wird.

4-Tage-Woche

Vie­le Unter­neh­men arbei­ten frei­tags nur halb­tags. Dafür seh­nen vie­le Arbeit­neh­mer am Frei­tag bereits das Wochen­en­de her­bei. Dem­entspre­chend pro­duk­tiv arbei­ten vie­le Ange­stell­te dann. Man­che Fir­men den­ken daher mitt­ler­wei­le dar­an, von einer 5-Tage-Woche auf eine 4-Tage-Woche umzu­stel­len – bei glei­chem Gehalt.

Ein Bei­spiel hier­für ist der Natur­kos­me­tik-Her­stel­ler Unter­we­ger aus Tirol. Durch die Umstel­lung auf die 4-Tage-Woche wur­de die Arbeits­zeit nur mini­mal von 38 auf 36 Stun­den pro Woche ver­rin­gert. Dafür arbei­ten die Ange­stell­ten der Fir­ma seit Ende 2017 nun an den ande­ren vier Tagen der Woche ins­ge­samt 2 Stun­den län­ger. Das Ergeb­nis: Sowohl die Pro­duk­ti­vi­tät als auch der Umsatz stie­gen bereits im ers­ten Jahr nach der Umstel­lung.

Kontinuität ist wichtig

Wel­che Maß­nah­men zur Stei­ge­rung der Pro­duk­ti­vi­tät man auch ein­führt – für anhal­ten­de Ver­än­de­run­gen ist es wich­tig, die ein­ge­führ­ten Regeln auch lang­fris­tig bei­be­hal­ten zu kön­nen. Druck auf­zu­bau­en, lohnt sich daher kaum, da – wenn über­haupt – die Pro­duk­ti­vi­tät auf die­sem Wege immer nur kurz­fris­tig gestei­gert wer­den kann. Viel wahr­schein­li­cher ist es ohne­hin, dass durch Druck die Arbeits­leis­tung der Mit­ar­bei­ter eher abfällt.

Wer eine pro­duk­ti­ve Arbeits­um­ge­bung schaf­fen möch­te, die lang­fris­tig anhält, muss daher Inves­ti­tio­nen erwä­gen. Die kön­nen z. B. dar­in bestehen, Mit­ar­bei­ter im tech­ni­schen Bereich zu schu­len, um Arbeits­ab­läu­fe so zu opti­mie­ren. Alter­na­tiv kann auch in neue­re, benut­zer­freund­li­che­re tech­ni­sche Aus­rüs­tung inves­tiert wer­den, um den Mit­ar­bei­tern einen schnel­le­ren Arbeits­ab­lauf zu ermög­li­chen.

Kollegen können sich gegenseitig unterstützen

Eine Mög­lich­keit der Opti­mie­rung kön­nen auch Mee­tings der Ange­stell­ten unter­ein­an­der dar­stel­len. Schließ­lich bleibt oft­mals nicht viel Zeit, um neue Mit­ar­bei­ter umfas­send ein­zu­ar­bei­ten oder tech­nisch weni­ger ver­sier­te Kol­le­gen eng­ma­schi­ger zu betreu­en. Dafür kann man einen Aus­gleich schaf­fen, indem man den Kol­le­gen eige­ne Bespre­chungs­zei­ten zuge­steht, in denen offe­ne Fra­gen unter­ein­an­der geklärt wer­den kön­nen. Oder aber man beauf­tragt soge­nann­te Men­to­ren damit, sich um ihre Kol­le­gen zu küm­mern.

Tipps um Produktivität zu steigern

Doch auch Sie selbst kön­nen eine gan­ze Men­ge unter­neh­men, um die eige­ne Pro­duk­ti­vi­tät zu stei­gern. Dazu soll­ten Sie fes­te Ver­hal­tens­wei­sen oder Regeln ein­füh­ren, an deren Umset­zung Sie sich hal­ten. Der Clou an der Sache: Meis­tens muss man nicht ein­mal aktiv etwas tun, son­dern ledig­lich ein ohne­hin unge­sun­des Ver­hal­ten ver­mei­den, um pro­duk­ti­ver zu wer­den. Die Pro­duk­ti­vi­tät zu stei­gern, bedeu­tet also im Grun­de oft nur, unge­sun­de Ver­hal­tens­wei­sen wie bei­spiels­wei­se das Aus­fal­len­las­sen von Arbeits­pau­sen abzu­le­gen.

1. Seien Sie nur perfektionistisch, wenn es wichtig ist

Manch­mal kann man auch durch Ver­zicht die Pro­duk­ti­vi­tät stei­gern. Jeder kennt sol­che Auf­ga­ben, die zwar erle­digt wer­den müs­sen, aber sonst über­haupt kei­ne beson­de­re Bedeu­tung haben. Das kön­nen z. B. Team­sit­zungs­pro­to­kol­le sein, die geschrie­ben wer­den sol­len. Sie müs­sen abge­ge­ben wer­den, aber des­we­gen noch lan­ge nicht per­fekt sein. Ste­cken Sie daher lie­ber Ener­gie in ande­re Auf­ga­ben, die von grö­ße­rer Bedeu­tung sind.


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2. Schlafen Sie ausreichend

Sie sind mor­gens immer völ­lig über­mü­det? Kein Wun­der, dass Sie bei der Arbeit nicht in die Gän­ge kom­men! Ver­su­chen Sie Ihre Schlaf­ge­wohn­hei­ten umzu­stel­len. Schließ­lich müs­sen Sie aus­ge­ruht sein, um ener­gie­ge­la­den in den Tag star­ten zu kön­nen. Schla­fen Sie daher nicht vorm Fern­se­her ein, stel­len Sie Ihr Han­dy vor dem Schla­fen­ge­hen laut­los und lüf­ten Sie kurz vor dem Schla­fen­ge­hen. Soll­ten Sie trotz­dem noch unaus­ge­ruht auf­wa­chen, ver­su­chen Sie, eine Stun­de frü­her schla­fen zu gehen.


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3. Machen Sie Pausen

Glei­ches gilt für Pau­sen. Vie­le Arbeit­neh­mer las­sen Ihre Pau­sen aus­fal­len. Dabei ist ein guter Aus­gleich zwi­schen Arbeits- und Ruhe­pha­sen wich­tig, um pro­duk­tiv arbei­ten zu kön­nen. Eine Mög­lich­keit, Pau­sen nicht zu ver­ges­sen, ist das Stel­len eines Timers. Stel­len Sie Ihren Timer immer auf 25 Minu­ten und machen Sie nach Ablauf der 25 Minu­ten je 5 Minu­ten Pau­se. Die­se Vor­ge­hens­wei­se nennt sich die Pomo­do­ro-Tech­nik und basiert auf der Annah­me, dass häu­fi­ge Pau­sen die geis­ti­ge Beweg­lich­keit ver­bes­sern kön­nen.


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4. Essen und trinken Sie während des Arbeitstages genügend

Vie­le Arbeit­neh­mer arbei­ten zwar den gan­zen Tag durch, las­sen ihre Mahl­zei­ten jedoch ein­fach aus­fal­len. Dabei ist Essen und Trin­ken bei der Arbeit gleich in mehr­fa­cher Hin­sicht wich­tig! Hun­ger und Dehy­dra­ti­on sor­gen nicht nur dafür, dass man unkon­zen­triert arbei­tet. Klei­ne Snack­pau­sen schaf­fen dar­über hin­aus die Mög­lich­keit, klei­ne Pau­sen ein­zu­le­gen und (im wahrs­ten Sin­ne des Wor­tes) Ener­gie zu tan­ken.


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5. Vermeiden Sie Ablenkungen

Sor­gen Sie beim Arbei­ten lie­ber dafür, dass Ihr Fokus auch ganz bei der Arbeit liegt. Legen Sie also Ablen­kungs­fal­len wie Ihr Han­dy bei­sei­te, hören Sie kein Radio und öff­nen Sie im Hin­ter­grund auch nicht Face­book. Oft ver­län­gern Sie Ihre Arbeits­zei­ten dadurch nur künst­lich!


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6. Arbeiten Sie im Stehen

Es mag zunächst komisch klin­gen, aber im Ste­hen zu arbei­ten, bringt tat­säch­lich posi­ti­ve Ver­än­de­run­gen mit sich. Wer den gan­zen Tag im Sit­zen arbei­tet, fühlt sich auf Dau­er trä­ge und moti­va­ti­ons­los. Wer die Mög­lich­keit hat, einen höhen­ver­stell­ba­ren Schreib­tisch zu nut­zen, kann daher aus­pro­bie­ren, eine Stun­de am Tag im Ste­hen zu arbei­ten. Die Wech­sel­hal­tung tut dar­über hin­aus Ihrem Rücken gut!


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7. Kümmern Sie sich sofort um Dinge

Zeit­fres­ser sind defi­ni­tiv all die Din­ge, die wir ungern erle­di­gen. Wol­len Sie pro­duk­ti­ver sein, hilft daher nichts so sehr wie fol­gen­der Tipp: Erle­di­gen Sie Din­ge immer sofort! Das gilt ins­be­son­de­re für alle Auf­ga­ben, die Sie ungern ange­hen. So pla­gen Sie sich nicht mit Auf­schie­be­ri­tis (auch Pro­kras­ti­na­ti­on genannt) her­um.


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8. Verwenden Sie ein System beim Bearbeiten Ihrer E-Mails

Vie­le wer­den inzwi­schen der­ma­ßen von E-Mails über­flu­tet, dass sie gefühlt zu gar nichts ande­rem mehr kom­men. Che­cken Sie Ihre E-Mails also nicht alle 5 Minu­ten. Statt­des­sen könn­ten Sie Ihr E-Mail-Post­fach nur ein­mal stünd­lich kon­trol­lie­ren. Prü­fen Sie den Betreff – was wich­tig wirkt, wird gele­sen, der Rest bleibt erst ein­mal lie­gen. Oder machen Sie es wie Tony Hsieh, Geschäfts­füh­rer des Online-Mode­shops zappos.com: Er benutzt eine soge­nann­te Yes­ter­day­box. Er liest sei­ne E-Mails grund­sätz­lich mor­gens, dann jedoch immer die E-Mails vom Vor­tag. Der Vor­teil ist, dass er so immer weiß, um wie vie­le E-Mails es sich han­delt. So arbei­tet er die Mails Schritt für Schritt kom­plett ab.


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9. Schaffen Sie eine angenehme Arbeitsatmosphäre

Das A und O pro­duk­ti­ven Arbei­tens ist, dass man sich wohl fühlt. Schaf­fen Sie also ein ange­neh­mes Arbeits­um­feld. Sor­gen Sie bei­spiels­wei­se dafür, dass Sie bei der Arbeit ange­nehm sit­zen kön­nen. Oder aber struk­tu­rie­ren Sie Ihren Schreib­tisch um, damit die­ser nicht andau­ernd über­la­den aus­sieht. Auch ein paar Büro­pflan­zen kön­nen Wun­der bewir­ken. Was Ihr per­sön­li­ches Wohl­be­fin­den stei­gert, hängt von Ihren indi­vi­du­el­len Vor­lie­ben ab.


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10. Nutzen Sie Ihren Arbeitsweg.

Zuge­ge­ben, es ist nicht immer mög­lich, den Arbeits­weg irgend­wie pro­duk­tiv zu nut­zen. Doch wann immer es ein­zu­rich­ten ist, nut­zen Sie Ihren Arbeits­weg für etwas Sinn­vol­les. Sie könn­ten bei­spiels­wei­se mor­gens im Zug Ihre Yes­ter­day­box bear­bei­ten!


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Fazit

Pro­duk­ti­vi­tät und Wohl­be­fin­den gehö­ren in bestimm­ter Hin­sicht zusam­men. Längst haben auch Arbeit­ge­ber erkannt, dass durch Druck auf Arbeit­neh­mer kei­ne lang­fris­ti­gen und schon gar nicht posi­ti­ven Ver­än­de­run­gen erzielt wer­den kön­nen. Statt­des­sen geht man lang­sam über zu einem offe­ne­ren und fle­xi­ble­ren Arbeits­mo­dus, der nicht nur Arbeit­neh­mern ent­ge­gen­kommt, da sie Beruf und Pri­vat­le­ben so bes­ser mit­ein­an­der ver­ein­ba­ren kön­nen. Auch Arbeit­ge­ber kön­nen davon pro­fi­tie­ren, weil ihre Mit­ar­bei­ter aus­ge­ruh­ter, ent­spann­ter und daher auch kon­zen­trier­ter arbei­ten und zudem die Fluk­tua­ti­on in sol­chen Betrie­ben oft gerin­ger ist.

Doch auch Arbeit­neh­mer kön­nen selbst vie­les unter­neh­men, um ihre eige­ne Pro­duk­ti­vi­tät zu stei­gern – ob nun beruf­lich oder im pri­va­ten Bereich. Mit unse­ren Tipps arbei­ten Sie ganz ein­fach effi­zi­en­ter und sor­gen zugleich dafür, dass Sie aus­ge­gli­che­ner sind!

Foto: © master1305 / Fotolia.com

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