Jedes Unternehmen wünscht sich produktive Angestellte, die möglichst viel aus der sich ihnen bietenden Arbeitszeit rausholen. Doch geben Sie es zu: Auch Sie selbst haben manchmal das Gefühl, dass die Zeit dahinrast und Sie etwas mehr davon benötigen könnten, um Ihre Arbeit zu schaffen. Wir zeigen Ihnen, mit welchen einfachen Tricks es auch Ihnen gelingen kann, Ihre Produktivität zu steigern!
Wer kennt das nicht? Man checkt ab und an seine E‑Mails und beantwortet diese, redet kurz mit dem Arbeitskollegen, holt sich einen Kaffee – und schon ist der halbe Arbeitstag vorbei. Oft hat das unliebsame Folgen wie etwa unnötige Überstunden, weil man seine Arbeit nicht in der vorgegebenen Zeit bewältigen konnte.
Ob nun im Büro oder privat – die meisten haben mit Ablenkungen zu kämpfen und wünschten sich, effizienter und produktiver zu sein. Dabei ist das gar nicht so schwer. NLP-Techniken wie die Swish-Technik können beispielsweise dabei helfen, unliebsame Verhaltensweisen zu entlarven und Motivation aufzubauen. Wichtig ist generell aber, sich selbst einige Regeln aufzuerlegen, die man dann auch streng befolgt. Auch Maßnahmen, die zunächst nicht im Zusammenhang mit dem Steigern von Produktivität zu stehen scheinen, können einen entscheidenden Einfluss haben.
Produktivität steigern klappt nicht durch Zwang
Denn eines sollte klar sein: Mehr Produktivität lässt sich nun einmal nicht von außen erzwingen. Im Gegenteil, Produktivität wird oftmals genau dann gesteigert, wenn man Freiräume für andere Dinge lässt. So haben etwa Wissenschaftler der Brigham Young University (BYU) herausgefunden, dass sich die Produktivität in einem Betrieb verbessert, wenn Angestellte gemeinsam Multiplayer-Videogames spielen. Die Produktivität steigerte sich schon nach 45 Minuten des gemeinsamen Spielens um sagenhafte 20 Prozent.
Das Arbeitsklima ist entscheidend
Doch bei näherer Betrachtung ist das eigentlich gar nicht so verwunderlich. Schließlich wird durch das gemeinsame Spielen eine angenehme und lockere Arbeitsatmosphäre geschaffen und ein gutes Arbeitsklima ist wiederum die Grundlage für produktives Arbeiten. Daher können gerade Dinge, die inhaltlich erst mal nicht mit dem Thema Arbeit verwoben sind, uns ebendiese leichter von der Hand gehen lassen.
Aus dem selben Grund haben Tiere im Büro einen positiven Einfluss auf die Produktivität. Grund dafür ist unter anderem, dass man auf diese Weise sozusagen zu Pausen gezwungen wird, in denen man sich ein wenig bewegt. Das hält fit und stärkt das Immunsystem. Darüber hinaus wird auch Stress reduziert, sodass beim Arbeiten mehr Ruhe einkehrt. Und letztlich wird eine Möglichkeit der Work-Life-Balance geschaffen, indem man Angestellten gestattet, ihre Hunde mit zur Arbeit zu bringen.
Möglichkeiten für Arbeitgeber
Auch mit anderen Werkzeugen haben Arbeitgeber die Möglichkeit, ihre Angestellten zu unterstützen und dadurch die Produktivität zu steigern. Ein positives Beispiel für die Umsetzung stellt die Firma Erento, ein Online-Marktplatz für Mietartikel in Deutschland, dar. Hier hat man den Mitarbeitern Folgendes geboten:
- die Möglichkeit, im Homeoffice zu arbeiten,
- flexible Arbeitszeiten wahrzunehmen,
- Remote Work zu betreiben und
- die 4‑Tage-Woche.
Homeoffice
Im Homeoffice zu arbeiten, hat für Arbeitnehmer allein schon den Vorteil, dass sie den Arbeitsweg nicht auf sich nehmen müssen. Doch auch Arbeitgeber kommen hier auf ihre Kosten. Schließlich wird im Gegensatz zur Arbeit vor Ort, wo die Arbeitszeit entscheidend ist, bei der Arbeit zu Hause tendenziell eher das Geleistete gemessen. Mitarbeiter im Homeoffice sind daher öfter bereit, mehr zu arbeiten. Im Vergleich zu im Büro arbeitenden Kollegen sollen Mitarbeiter im Homeoffice im Schnitt sogar 2,5 Überstunden pro Woche leisten.
Flexible Arbeitszeiten
Nicht jeder hat den gleichen Tagesrhythmus. Während der eine um fünf Uhr morgens fit ist, kommt der andere erst um neun Uhr in die Gänge. Flexible Arbeitszeiten können daher dabei helfen, die Produktivität der Angestellten zu steigern. Während der Frühaufsteher dann schon früh zur Arbeit anrückt, kann die Nachteule sich noch ausruhen und seine produktiven Phasen später voll ausschöpfen.
Remote Work
Remote Work ist gewissermaßen als Erweiterung des Homeoffice-Konzepts zu sehen. Während man im Homeoffice – wie der Name schon sagt – jedoch in der Regel zu Hause arbeitet, bedeutet Remote Work lediglich, dass man woanders als am Arbeitsplatz selbst arbeitet. Das kann zu Hause sein, im Café oder in einem Coworking Space – oder aber bei den Eltern zu Hause. Fest steht, dass so eine viel flexiblere Arbeitsweise ermöglicht wird.
4‑Tage-Woche
Viele Unternehmen arbeiten freitags nur halbtags. Dafür sehnen viele Arbeitnehmer am Freitag bereits das Wochenende herbei. Dementsprechend produktiv arbeiten viele Angestellte dann. Manche Firmen denken daher mittlerweile daran, von einer 5‑Tage-Woche auf eine 4‑Tage-Woche umzustellen – bei gleichem Gehalt.
Ein Beispiel hierfür ist der Naturkosmetik-Hersteller Unterweger aus Tirol. Durch die Umstellung auf die 4‑Tage-Woche wurde die Arbeitszeit nur minimal von 38 auf 36 Stunden pro Woche verringert. Dafür arbeiten die Angestellten der Firma seit Ende 2017 nun an den anderen vier Tagen der Woche insgesamt 2 Stunden länger. Das Ergebnis: Sowohl die Produktivität als auch der Umsatz stiegen bereits im ersten Jahr nach der Umstellung.
Kontinuität ist wichtig
Welche Maßnahmen zur Steigerung der Produktivität man auch einführt – für anhaltende Veränderungen ist es wichtig, die eingeführten Regeln auch langfristig beibehalten zu können. Druck aufzubauen, lohnt sich daher kaum, da – wenn überhaupt – die Produktivität auf diesem Wege immer nur kurzfristig gesteigert werden kann. Viel wahrscheinlicher ist es ohnehin, dass durch Druck die Arbeitsleistung der Mitarbeiter eher abfällt.
Wer eine produktive Arbeitsumgebung schaffen möchte, die langfristig anhält, muss daher Investitionen erwägen. Die können z. B. darin bestehen, Mitarbeiter im technischen Bereich zu schulen, um Arbeitsabläufe so zu optimieren. Alternativ kann auch in neuere, benutzerfreundlichere technische Ausrüstung investiert werden, um den Mitarbeitern einen schnelleren Arbeitsablauf zu ermöglichen.
Kollegen können sich gegenseitig unterstützen
Eine Möglichkeit der Optimierung können auch Meetings der Angestellten untereinander darstellen. Schließlich bleibt oftmals nicht viel Zeit, um neue Mitarbeiter umfassend einzuarbeiten oder technisch weniger versierte Kollegen engmaschiger zu betreuen. Dafür kann man einen Ausgleich schaffen, indem man den Kollegen eigene Besprechungszeiten zugesteht, in denen offene Fragen untereinander geklärt werden können. Oder aber man beauftragt sogenannte Mentoren damit, sich um ihre Kollegen zu kümmern.
Tipps um Produktivität zu steigern
Doch auch Sie selbst können eine ganze Menge unternehmen, um die eigene Produktivität zu steigern. Dazu sollten Sie feste Verhaltensweisen oder Regeln einführen, an deren Umsetzung Sie sich halten. Der Clou an der Sache: Meistens muss man nicht einmal aktiv etwas tun, sondern lediglich ein ohnehin ungesundes Verhalten vermeiden, um produktiver zu werden. Die Produktivität zu steigern, bedeutet also im Grunde oft nur, ungesunde Verhaltensweisen wie beispielsweise das Ausfallenlassen von Arbeitspausen abzulegen.
1. Seien Sie nur perfektionistisch, wenn es wichtig ist
Manchmal kann man auch durch Verzicht die Produktivität steigern. Jeder kennt solche Aufgaben, die zwar erledigt werden müssen, aber sonst überhaupt keine besondere Bedeutung haben. Das können z. B. Teamsitzungsprotokolle sein, die geschrieben werden sollen. Sie müssen abgegeben werden, aber deswegen noch lange nicht perfekt sein. Stecken Sie daher lieber Energie in andere Aufgaben, die von größerer Bedeutung sind.
2. Schlafen Sie ausreichend
Sie sind morgens immer völlig übermüdet? Kein Wunder, dass Sie bei der Arbeit nicht in die Gänge kommen! Versuchen Sie Ihre Schlafgewohnheiten umzustellen. Schließlich müssen Sie ausgeruht sein, um energiegeladen in den Tag starten zu können. Schlafen Sie daher nicht vorm Fernseher ein, stellen Sie Ihr Handy vor dem Schlafengehen lautlos und lüften Sie kurz vor dem Schlafengehen. Sollten Sie trotzdem noch unausgeruht aufwachen, versuchen Sie, eine Stunde früher schlafen zu gehen.
3. Machen Sie Pausen
Gleiches gilt für Pausen. Viele Arbeitnehmer lassen Ihre Pausen ausfallen. Dabei ist ein guter Ausgleich zwischen Arbeits- und Ruhephasen wichtig, um produktiv arbeiten zu können. Eine Möglichkeit, Pausen nicht zu vergessen, ist das Stellen eines Timers. Stellen Sie Ihren Timer immer auf 25 Minuten und machen Sie nach Ablauf der 25 Minuten je 5 Minuten Pause. Diese Vorgehensweise nennt sich die Pomodoro-Technik und basiert auf der Annahme, dass häufige Pausen die geistige Beweglichkeit verbessern können.
4. Essen und trinken Sie während des Arbeitstages genügend
Viele Arbeitnehmer arbeiten zwar den ganzen Tag durch, lassen ihre Mahlzeiten jedoch einfach ausfallen. Dabei ist Essen und Trinken bei der Arbeit gleich in mehrfacher Hinsicht wichtig! Hunger und Dehydration sorgen nicht nur dafür, dass man unkonzentriert arbeitet. Kleine Snackpausen schaffen darüber hinaus die Möglichkeit, kleine Pausen einzulegen und (im wahrsten Sinne des Wortes) Energie zu tanken.
5. Vermeiden Sie Ablenkungen
Sorgen Sie beim Arbeiten lieber dafür, dass Ihr Fokus auch ganz bei der Arbeit liegt. Legen Sie also Ablenkungsfallen wie Ihr Handy beiseite, hören Sie kein Radio und öffnen Sie im Hintergrund auch nicht Facebook. Oft verlängern Sie Ihre Arbeitszeiten dadurch nur künstlich!
6. Arbeiten Sie im Stehen
Es mag zunächst komisch klingen, aber im Stehen zu arbeiten, bringt tatsächlich positive Veränderungen mit sich. Wer den ganzen Tag im Sitzen arbeitet, fühlt sich auf Dauer träge und motivationslos. Wer die Möglichkeit hat, einen höhenverstellbaren Schreibtisch zu nutzen, kann daher ausprobieren, eine Stunde am Tag im Stehen zu arbeiten. Die Wechselhaltung tut darüber hinaus Ihrem Rücken gut!
7. Kümmern Sie sich sofort um Dinge
Zeitfresser sind definitiv all die Dinge, die wir ungern erledigen. Wollen Sie produktiver sein, hilft daher nichts so sehr wie folgender Tipp: Erledigen Sie Dinge immer sofort! Das gilt insbesondere für alle Aufgaben, die Sie ungern angehen. So plagen Sie sich nicht mit Aufschieberitis (auch Prokrastination genannt) herum.
8. Verwenden Sie ein System beim Bearbeiten Ihrer E‑Mails
Viele werden inzwischen dermaßen von E‑Mails überflutet, dass sie gefühlt zu gar nichts anderem mehr kommen. Checken Sie Ihre E‑Mails also nicht alle 5 Minuten. Stattdessen könnten Sie Ihr E‑Mail-Postfach nur einmal stündlich kontrollieren. Prüfen Sie den Betreff – was wichtig wirkt, wird gelesen, der Rest bleibt erst einmal liegen. Oder machen Sie es wie Tony Hsieh, Geschäftsführer des Online-Modeshops zappos.com: Er benutzt eine sogenannte Yesterdaybox. Er liest seine E‑Mails grundsätzlich morgens, dann jedoch immer die E‑Mails vom Vortag. Der Vorteil ist, dass er so immer weiß, um wie viele E‑Mails es sich handelt. So arbeitet er die Mails Schritt für Schritt komplett ab.
9. Schaffen Sie eine angenehme Arbeitsatmosphäre
Das A und O produktiven Arbeitens ist, dass man sich wohl fühlt. Schaffen Sie also ein angenehmes Arbeitsumfeld. Sorgen Sie beispielsweise dafür, dass Sie bei der Arbeit angenehm sitzen können. Oder aber strukturieren Sie Ihren Schreibtisch um, damit dieser nicht andauernd überladen aussieht. Auch ein paar Büropflanzen können Wunder bewirken. Was Ihr persönliches Wohlbefinden steigert, hängt von Ihren individuellen Vorlieben ab.
10. Nutzen Sie Ihren Arbeitsweg.
Zugegeben, es ist nicht immer möglich, den Arbeitsweg irgendwie produktiv zu nutzen. Doch wann immer es einzurichten ist, nutzen Sie Ihren Arbeitsweg für etwas Sinnvolles. Sie könnten beispielsweise morgens im Zug Ihre Yesterdaybox bearbeiten!
Fazit
Produktivität und Wohlbefinden gehören in bestimmter Hinsicht zusammen. Längst haben auch Arbeitgeber erkannt, dass durch Druck auf Arbeitnehmer keine langfristigen und schon gar nicht positiven Veränderungen erzielt werden können. Stattdessen geht man langsam über zu einem offeneren und flexibleren Arbeitsmodus, der nicht nur Arbeitnehmern entgegenkommt, da sie Beruf und Privatleben so besser miteinander vereinbaren können. Auch Arbeitgeber können davon profitieren, weil ihre Mitarbeiter ausgeruhter, entspannter und daher auch konzentrierter arbeiten und zudem die Fluktuation in solchen Betrieben oft geringer ist.
Doch auch Arbeitnehmer können selbst vieles unternehmen, um ihre eigene Produktivität zu steigern – ob nun beruflich oder im privaten Bereich. Mit unseren Tipps arbeiten Sie ganz einfach effizienter und sorgen zugleich dafür, dass Sie ausgeglichener sind!
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