E‑Mails schreiben kann doch jeder – denken Sie. Fakt ist aber, dass die meisten Leute die wichtigsten Regeln des Schreibens missachten. Das kann für den Empfänger ganz schön anstrengend sein, vor allem, wenn dieser ohnehin viele E‑Mails pro Tag erhält. Was für Regeln das sein sollen? Zeigen wir Ihnen!
Ein Bekannter, der an einer Universität arbeitet, erzählte mir neulich, dass den Studenten in ihren E‑Mails an die Professoren häufig Fehler unterlaufen würden. Der Umgangston sei zu lax, manche Studenten würden die Professoren einfach duzen und (zu viele) Emoticons in den Mails verwenden. Das ist im Grunde auch ganz einleuchtend: Vermutlich hat das damit zu tun, dass wir im Grunde andauernd mailen.
Wir schreiben Freunden und Bekannten via WhatsApp, senden private Messages über Facebook und Xing oder schreiben eine kurze Nachricht über iMessage. Auch E‑Mails schreiben viele heutzutage auf ihren Smartphones. Kein Wunder also, dass man berufliche Mails – ganz beiläufig – immer lockerer formuliert. Das muss grundsätzlich nicht mal schlimm sein. Wenn man es aber zu weit treibt, kann man sein Gegenüber damit leicht verärgern – oder dafür sorgen, dass die Mail gleich unbeachtet bleibt.
E‑Mails sind keine Liebesbriefe (außer es ist tatsächlich ein Liebesbrief)
Ganz richtig: In einem Liebesbrief zum Beispiel können Sie Ihr Herz ausschütten. In einer E‑Mail geht es aber (zumindest meistens) darum, Informationen auszutauschen. Da ist es wichtig, sich angemessen zu verhalten. Soll heißen: Sie formulieren Ihr Anliegen so wie Sie es auch beim persönlichen Treffen tun würden.
Wenn Sie jemanden gut kennen und auch beim persönlichen Aufeinandertreffen in einem lockeren Ton miteinander umgehen, dann ist es auch in Ordnung, wenn sie sich in einer E‑Mail nicht ganz so formell ausdrücken. Ansonsten gilt: Verhalten Sie sich angemessen.
10 Tipps für bessere E‑Mails
1. Verwenden Sie die richtige Anrede
Das beginnt schon mit der richtigen Anrede. Hier eine kleine Orientierung:
- „Sehr geehrte Frau Muster“: So beginnen Sie Ihre E‑Mail, wenn Sie keinen persönlichen Bezug zu einer Person haben und/oder diese Person einen besonderen Status einnimmt, etwa wenn Sie sich an eine Behörde wenden.
- „Hallo Frau Muster“: Diese Anrede verwenden Sie dann, wenn Ihr Gegenüber Ihnen gleichgestellt ist oder Sie die Person bereits kennen, jedoch nicht beim Vornamen ansprechen.
- „Liebe Frau Muster“: So können Sie nur jemanden ansprechen, mit dem Sie ein gutes und fast schon persönliches Verhältnis verbindet, z. B. wenn Sie Ihre Nachbarin kontaktieren, die Sie schon lange kennen. Bevor Sie jemanden so anschreiben, sollten Sie aber auf jeden Fall sicher sein, dass diese Anrede für die andere Person in Ordnung ist.
Seien Sie im Zweifelsfall lieber ein wenig zu höflich. So treten Sie niemandem ungewollt auf den Schlips.
2. Fassen Sie sich kurz
Oft erhält man E‑Mails mit unglaublich langen Texten. Das ärgert gerade diejenigen, die ohnehin schon mit Mails bombardiert werden. Und mal ehrlich: Glauben Sie, dass jemand das alles liest? E‑Mails sind nicht dazu da, um das große Ganze zu klären, sondern für kurzen Austausch und schnelle Infos. Wer also Dinge zu klären hat, die man nicht mal eben beantworten kann, der sollte das auch nicht per Mail klären. Punkt. Greifen Sie dann lieber zum Hörer.
Es gibt aber natürlich Situationen, in denen es scheinbar erforderlich ist, weit auszuholen: Man erreicht jemanden nicht, die betreffende Person ist ortsabwesend oder in Urlaub oder ist in einem Meeting und wird so ohne weiteres nicht mehr zu erreichen sein. Doch auch in diesen Fällen sollten Sie nicht zu ausschweifend schreiben. Sagen Sie, worum es geht, ohne dabei jedes Detail zu erörtern. Damit wird der Empfänger der Mail in Kenntnis gesetzt und kann sich dann bei Bedarf zurückmelden.
3. Sparen Sie mit Emoticons
Wer zu viele Emoticons verwendet, der läuft schnell Gefahr, damit zu nerven. ;-) Denn wenn ein Text mit zu vielen Smileys gespickt ist, wirkt er oft albern, auch wenn er das an sich gar nicht ist. ;-P Wer also sachlich rüberkommen möchte, sollte auf Emoticons lieber verzichten oder zumindest sehr sparsam damit umgehen. :)
4. Verwenden Sie BCC oder CC?
Wenn Sie ein und dieselbe E‑Mail an verschiedene Personen senden möchten und dies über die Empfängerzeile tun, dann kann jeder der Empfänger im Anschluss sehen, an wen die E‑Mails versendet wurden – und hat Zugriff auf jede einzelne E‑Mail-Adresse. Oft ist das aber gar nicht gewünscht, etwa wenn man eine Infomail an verschiedene Kunden versendet oder wenn man einen Newsletter herausgibt.
In diesem Fall bietet es sich an, die Empfänger-Adressen stattdessen in BCC zu setzen. Diese Zeile finden Sie in der Regel unter der Empfängerzeile und bewirkt, dass sie eine sogenannte Blindkopie oder auch Blind Carbon Copy versenden. So sorgen Sie dafür, dass die E‑Mail zwar an viele verschiedene Personen herausgeht, jedoch keiner der Empfänger sehen kann, an wen die Nachricht noch herausgegangen ist.
Die CC-Zeile benutzen Sie dagegen dann, wenn Sie eine E‑Mail versenden, aber beispielsweise Ihren Chef darüber in Kenntnis setzen möchten. So erhält dieser dann auch eine sogenannte Carbon Copy und kann sehen, welche E‑Mail an wen versandt wurde.
Doch seien Sie vorsichtig damit, zu freigiebig mit fremden E‑Mail-Adressen umzugehen. Das kann schnell nach hinten losgehen!
Hätten Sie’s gewusst? Der Begriff Carbon Copy stammt ursprünglich von der Durchschrift, die entstand, wenn man auf Papier schrieb und ein Kohlepapier (carbon paper) zwischen dieses und einem weiteren Blatt Papier legte. So entstand eine Kopie des Originals.
5. Eine aussagekräftige Betreffzeile
Sie schreiben andauernd Mails, aber diese werden selten beantwortet? Kann es vielleicht sein, dass Sie in die Betreffzeile Ihrer Mail selten etwas eintragen und wenn, dann nichts Konkretes? Niemand mag es mit einer Nachricht überrannt zu werden, ohne vorher zu wissen, worum es geht. Und gerade in einem vollen Postfach ist es schwierig, eine bestimmte E‑Mail wiederzufinden, ohne dass die E‑Mail eine prägnante Betreffzeile hat.
6. Schreiben Sie strukturiert
Sie schreiben Ihre E‑Mails fröhlich herunter, so als ob Sie gerade ein Telefonat führen würden? So lesen sich viele E‑Mails nämlich. Sie sind geprägt von Gedankensprüngen, fehlender Interpunktion und am Ende wird gar nicht richtig klar, worum es in der Nachricht eigentlich gegangen ist. Gab es eine konkrete Frage? Oder eine spezielle Information? Sorgen Sie dafür, dass der Sinn Ihrer Mail stets klar ist.
7. Seien Sie sorgfältig
Seien Sie aufmerksam beim Schreiben von Mails. Schnell ist es passiert, dass Sie beispielsweise bei einer E‑Mail, die an alle Mitarbeiter verschickt wurde, statt auf „Antworten“ auf „Allen Antworten“ klicken. Das kann peinlich werden. Ein Informatik-Student aus New York schickte so, statt eine E‑Mail an seine Mutter weiterzuleiten, eine Antwort an alle 40.000 Mitglieder eines Mail-Verteilers.
Getoppt hat das ein Mitarbeiter der Versicherungsgesellschaft Aviva. 2012 sprach er statt einem Mitarbeiter gleich der gesamten Belegschaft des Investments-Zweigs des zweitgrößten Versicherers in England die Kündigung aus – und alles nur wegen eines kleinen Tippfehlers. Passen Sie also gut auf, wenn Sie E‑Mails schreiben!
8. Richten Sie eine eigene Signaturzeile ein
Warum sollten Sie mehr Aufwand betreiben als unbedingt notwendig? Richten Sie Ihren E‑Mail-Client doch so ein, dass er bestimmte Aufgaben für Sie übernimmt. Sie könnten beispielsweise eine eigene Signatur einrichten. Das ist in Outlook 2013 ganz einfach: Klicken Sie dazu einfach auf Neue Nachrichten, sodass sich ein neues E‑Mail-Fenster öffnet. Gehen Sie dann in der oberen Zeile auf Signatur und klicken Sie auf Signaturen.
Im darauf neu geöffneten Fenster klicken Sie auf Neu und vergeben dort einen Namen für Ihre Signatur, z. B. Ihren Nachnamen. Nun können Sie eine E‑Mail-Signatur im Textfeld unten eingeben, zum Beispiel:
Mit freundlichen Grüßen
Vorname Nachname
Im gleichen Fenster können Sie auch einstellen, wann diese Signatur erscheint: Wählen Sie im Auswahlfenster neben „Neue Nachrichten“ Ihre Signatur aus, erscheint diese bei jeder neuen E‑Mail, die Sie schreiben. Wählen Sie neben „Antworten/Weiterleitungen“ den Namen Ihrer Signatur aus, erscheint die Signatur auch jedes Mal, wenn Sie – Sie ahnen es schon – eine E‑Mail beantworten oder weiterleiten.
9. Nutzen Sie Abwesenheitsnotizen
Sie sind im Urlaub und deswegen nicht zu erreichen? Dann richten Sie doch einfach eine Abwesenheitsnotiz ein. So erhalten die Sender einer E‑Mail an Sie eine automatische Antwort und werden über Ihre Abwesenheit informiert. Das geht ganz einfach in Outlook 2013:
- Klicken Sie zunächst auf Datei links oben in Outlook
- dann müssen Sie Automatisch antworten auswählen
- Nun können Sie den Abwesenheitszeitraum eingeben, in dem die Notiz verschickt werden soll
- Geben Sie nun einen Text ein wie z. B. „Ich bin zwischen dem XX.XX.XXXX bis einschließlich XX.XX.XXXX ortsabwesend. In dringenden Fällen wenden Sie dich bitte an Max Muster.“
- Nun müssen Sie Ihre Abwesenheitsnotiz nur noch mit OK bestätigen – fertig!
10. Schreiben Sie die Namen Ihrer Empfänger richtig
Hier noch ein genereller Tipp: Sie können jeden auf Dauer nerven, indem Sie sich den Namen einer Person nicht richtig einprägen. Natürlich kann es mal passieren, dass man nicht genau weiß wie ein Name geschrieben wird.
Wenn Sie allerdings eine E‑Mail an einen Personaler schicken oder gar den falschen Namen in einer Antwort auf eine E‑Mail verwenden, obwohl der Empfänger Ihnen zuvor bereits geschrieben hat, wirkt das sehr unaufmerksam – und das ist es ja letztlich auch. Kontrollieren Sie Namen daher lieber zweimal, bevor Sie eine Mail verschicken.
Fazit
E‑Mails können ganz schön nervig sein – und werden dann auch gerne schon einmal ignoriert. Wenn man sich aber an ein paar ganz einfache Regeln hält, kann man schnell und einfach professionelle E‑Mails versenden, die man sich gern durchliest. Deshalb sollten Sie unbedingt darauf achten, dass Sie Ihre elektronischen Nachrichten nicht auf die Schnelle versenden, sondern sich auch dafür Zeit lassen. Allzu schnell begeht man grobe Fehler und versetzt sich damit ins Aus, etwa weil man eine E‑Mail-Bewerbung verschickt, aber so unsorgfältig verfasst hat, dass man den Namen des Empfängers falsch geschrieben hat. Geben Sie sich lieber ein wenig Mühe! Zwar werden E‑Mails nicht mit Tinte geschrieben, dennoch sollten Sie verinnerlichen, dass Sie hier Briefe an andere Personen verfassen.