Praxistipps: So schreiben Sie bessere E‑Mails

Panorama
Programm für E-Mails auf dem Notebook

E‑Mails schrei­ben kann doch jeder – den­ken Sie. Fakt ist aber, dass die meis­ten Leu­te die wich­tigs­ten Regeln des Schrei­bens miss­ach­ten. Das kann für den Emp­fän­ger ganz schön anstren­gend sein, vor allem, wenn die­ser ohne­hin vie­le E‑Mails pro Tag erhält. Was für Regeln das sein sol­len? Zei­gen wir Ihnen!

Ein Bekann­ter, der an einer Uni­ver­si­tät arbei­tet, erzähl­te mir neu­lich, dass den Stu­den­ten in ihren E‑Mails an die Pro­fes­so­ren häu­fig Feh­ler unter­lau­fen wür­den. Der Umgangs­ton sei zu lax, man­che Stu­den­ten wür­den die Pro­fes­so­ren ein­fach duzen und (zu vie­le) Emo­ti­cons in den Mails ver­wen­den. Das ist im Grun­de auch ganz ein­leuch­tend: Ver­mut­lich hat das damit zu tun, dass wir im Grun­de andau­ernd mai­len.

Wir schrei­ben Freun­den und Bekann­ten via Whats­App, sen­den pri­va­te Messa­ges über Face­book und Xing oder schrei­ben eine kur­ze Nach­richt über iMes­sa­ge. Auch E‑Mails schrei­ben vie­le heut­zu­ta­ge auf ihren Smart­pho­nes. Kein Wun­der also, dass man beruf­li­che Mails – ganz bei­läu­fig – immer locke­rer for­mu­liert. Das muss grund­sätz­lich nicht mal schlimm sein. Wenn man es aber zu weit treibt, kann man sein Gegen­über damit leicht ver­är­gern – oder dafür sor­gen, dass die Mail gleich unbe­ach­tet bleibt.

E‑Mails sind keine Liebesbriefe (außer es ist tatsächlich ein Liebesbrief)

Ganz rich­tig: In einem Lie­bes­brief zum Bei­spiel kön­nen Sie Ihr Herz aus­schüt­ten. In einer E‑Mail geht es aber (zumin­dest meis­tens) dar­um, Infor­ma­tio­nen aus­zu­tau­schen. Da ist es wich­tig, sich ange­mes­sen zu ver­hal­ten. Soll hei­ßen: Sie for­mu­lie­ren Ihr Anlie­gen so wie Sie es auch beim per­sön­li­chen Tref­fen tun wür­den.

Wenn Sie jeman­den gut ken­nen und auch beim per­sön­li­chen Auf­ein­an­der­tref­fen in einem locke­ren Ton mit­ein­an­der umge­hen, dann ist es auch in Ord­nung, wenn sie sich in einer E‑Mail nicht ganz so for­mell aus­drü­cken. Ansons­ten gilt: Ver­hal­ten Sie sich ange­mes­sen.

10 Tipps für bessere E‑Mails

1. Verwenden Sie die richtige Anrede

Das beginnt schon mit der rich­ti­gen Anre­de. Hier eine klei­ne Ori­en­tie­rung:

  • Sehr geehr­te Frau Mus­ter“: So begin­nen Sie Ihre E‑Mail, wenn Sie kei­nen per­sön­li­chen Bezug zu einer Per­son haben und/oder die­se Per­son einen beson­de­ren Sta­tus ein­nimmt, etwa wenn Sie sich an eine Behör­de wen­den.
  • Hal­lo Frau Mus­ter“: Die­se Anre­de ver­wen­den Sie dann, wenn Ihr Gegen­über Ihnen gleich­ge­stellt ist oder Sie die Per­son bereits ken­nen, jedoch nicht beim Vor­na­men anspre­chen.
  • Lie­be Frau Mus­ter“: So kön­nen Sie nur jeman­den anspre­chen, mit dem Sie ein gutes und fast schon per­sön­li­ches Ver­hält­nis ver­bin­det, z. B. wenn Sie Ihre Nach­ba­rin kon­tak­tie­ren, die Sie schon lan­ge ken­nen. Bevor Sie jeman­den so anschrei­ben, soll­ten Sie aber auf jeden Fall sicher sein, dass die­se Anre­de für die ande­re Per­son in Ord­nung ist.

Sei­en Sie im Zwei­fels­fall lie­ber ein wenig zu höf­lich. So tre­ten Sie nie­man­dem unge­wollt auf den Schlips.

2. Fassen Sie sich kurz

Oft erhält man E‑Mails mit unglaub­lich lan­gen Tex­ten. Das ärgert gera­de die­je­ni­gen, die ohne­hin schon mit Mails bom­bar­diert wer­den. Und mal ehr­lich: Glau­ben Sie, dass jemand das alles liest? E‑Mails sind nicht dazu da, um das gro­ße Gan­ze zu klä­ren, son­dern für kur­zen Aus­tausch und schnel­le Infos. Wer also Din­ge zu klä­ren hat, die man nicht mal eben beant­wor­ten kann, der soll­te das auch nicht per Mail klä­ren. Punkt. Grei­fen Sie dann lie­ber zum Hörer.

Es gibt aber natür­lich Situa­tio­nen, in denen es schein­bar erfor­der­lich ist, weit aus­zu­ho­len: Man erreicht jeman­den nicht, die betref­fen­de Per­son ist orts­ab­we­send oder in Urlaub oder ist in einem Mee­ting und wird so ohne wei­te­res nicht mehr zu errei­chen sein. Doch auch in die­sen Fäl­len soll­ten Sie nicht zu aus­schwei­fend schrei­ben. Sagen Sie, wor­um es geht, ohne dabei jedes Detail zu erör­tern. Damit wird der Emp­fän­ger der Mail in Kennt­nis gesetzt und kann sich dann bei Bedarf zurück­mel­den.

3. Sparen Sie mit Emoticons

Wer zu vie­le Emo­ti­cons ver­wen­det, der läuft schnell Gefahr, damit zu ner­ven. ;-) Denn wenn ein Text mit zu vie­len Smi­leys gespickt ist, wirkt er oft albern, auch wenn er das an sich gar nicht ist. ;-P Wer also sach­lich rüber­kom­men möch­te, soll­te auf Emo­ti­cons lie­ber ver­zich­ten oder zumin­dest sehr spar­sam damit umge­hen. :)

4. Verwenden Sie BCC oder CC?

Wenn Sie ein und die­sel­be E‑Mail an ver­schie­de­ne Per­so­nen sen­den möch­ten und dies über die Emp­fän­ger­zei­le tun, dann kann jeder der Emp­fän­ger im Anschluss sehen, an wen die E‑Mails ver­sen­det wur­den – und hat Zugriff auf jede ein­zel­ne E‑Mail-Adres­se. Oft ist das aber gar nicht gewünscht, etwa wenn man eine Info­mail an ver­schie­de­ne Kun­den ver­sen­det oder wenn man einen News­let­ter her­aus­gibt.

In die­sem Fall bie­tet es sich an, die Emp­fän­ger-Adres­sen statt­des­sen in BCC zu set­zen. Die­se Zei­le fin­den Sie in der Regel unter der Emp­fän­ger­zei­le und bewirkt, dass sie eine soge­nann­te Blind­ko­pie oder auch Blind Car­bon Copy ver­sen­den. So sor­gen Sie dafür, dass die E‑Mail zwar an vie­le ver­schie­de­ne Per­so­nen her­aus­geht, jedoch kei­ner der Emp­fän­ger sehen kann, an wen die Nach­richt noch her­aus­ge­gan­gen ist.

Die CC-Zei­le benut­zen Sie dage­gen dann, wenn Sie eine E‑Mail ver­sen­den, aber bei­spiels­wei­se Ihren Chef dar­über in Kennt­nis set­zen möch­ten. So erhält die­ser dann auch eine soge­nann­te Car­bon Copy und kann sehen, wel­che E‑Mail an wen ver­sandt wur­de.

Doch sei­en Sie vor­sich­tig damit, zu frei­gie­big mit frem­den E‑Mail-Adres­sen umzu­ge­hen. Das kann schnell nach hin­ten los­ge­hen!

Hät­ten Sie’s gewusst? Der Begriff Car­bon Copy stammt ursprüng­lich von der Durch­schrift, die ent­stand, wenn man auf Papier schrieb und ein Koh­le­pa­pier (car­bon paper) zwi­schen die­ses und einem wei­te­ren Blatt Papier leg­te. So ent­stand eine Kopie des Ori­gi­nals.

5. Eine aussagekräftige Betreffzeile

Sie schrei­ben andau­ernd Mails, aber die­se wer­den sel­ten beant­wor­tet? Kann es viel­leicht sein, dass Sie in die Betreff­zei­le Ihrer Mail sel­ten etwas ein­tra­gen und wenn, dann nichts Kon­kre­tes? Nie­mand mag es mit einer Nach­richt über­rannt zu wer­den, ohne vor­her zu wis­sen, wor­um es geht. Und gera­de in einem vol­len Post­fach ist es schwie­rig, eine bestimm­te E‑Mail wie­der­zu­fin­den, ohne dass die E‑Mail eine prä­gnan­te Betreff­zei­le hat.

6. Schreiben Sie strukturiert

Sie schrei­ben Ihre E‑Mails fröh­lich her­un­ter, so als ob Sie gera­de ein Tele­fo­nat füh­ren wür­den? So lesen sich vie­le E‑Mails näm­lich. Sie sind geprägt von Gedan­ken­sprün­gen, feh­len­der Inter­punk­ti­on und am Ende wird gar nicht rich­tig klar, wor­um es in der Nach­richt eigent­lich gegan­gen ist. Gab es eine kon­kre­te Fra­ge? Oder eine spe­zi­el­le Infor­ma­ti­on? Sor­gen Sie dafür, dass der Sinn Ihrer Mail stets klar ist.

7. Seien Sie sorgfältig

Sei­en Sie auf­merk­sam beim Schrei­ben von Mails. Schnell ist es pas­siert, dass Sie bei­spiels­wei­se bei einer E‑Mail, die an alle Mit­ar­bei­ter ver­schickt wur­de, statt auf „Ant­wor­ten“ auf „Allen Ant­wor­ten“ kli­cken. Das kann pein­lich wer­den. Ein Infor­ma­tik-Stu­dent aus New York schick­te so, statt eine E‑Mail an sei­ne Mut­ter wei­ter­zu­lei­ten, eine Ant­wort an alle 40.000 Mit­glie­der eines Mail-Ver­tei­lers.

Getoppt hat das ein Mit­ar­bei­ter der Ver­si­che­rungs­ge­sell­schaft Avi­va. 2012 sprach er statt einem Mit­ar­bei­ter gleich der gesam­ten Beleg­schaft des Invest­ments-Zweigs des zweit­größ­ten Ver­si­che­rers in Eng­land die Kün­di­gung aus – und alles nur wegen eines klei­nen Tipp­feh­lers. Pas­sen Sie also gut auf, wenn Sie E‑Mails schrei­ben!

8. Richten Sie eine eigene Signaturzeile ein

War­um soll­ten Sie mehr Auf­wand betrei­ben als unbe­dingt not­wen­dig? Rich­ten Sie Ihren E‑Mail-Cli­ent doch so ein, dass er bestimm­te Auf­ga­ben für Sie über­nimmt. Sie könn­ten bei­spiels­wei­se eine eige­ne Signa­tur ein­rich­ten. Das ist in Out­look 2013 ganz ein­fach: Kli­cken Sie dazu ein­fach auf Neue Nach­rich­ten, sodass sich ein neu­es E‑Mail-Fens­ter öff­net. Gehen Sie dann in der obe­ren Zei­le auf Signa­tur und kli­cken Sie auf Signa­tu­ren.

Im dar­auf neu geöff­ne­ten Fens­ter kli­cken Sie auf Neu und ver­ge­ben dort einen Namen für Ihre Signa­tur, z. B. Ihren Nach­na­men. Nun kön­nen Sie eine E‑Mail-Signa­tur im Text­feld unten ein­ge­ben, zum Bei­spiel:

Mit freund­li­chen Grü­ßen
Vor­na­me Nach­na­me

Im glei­chen Fens­ter kön­nen Sie auch ein­stel­len, wann die­se Signa­tur erscheint: Wäh­len Sie im Aus­wahl­fens­ter neben „Neue Nach­rich­ten“ Ihre Signa­tur aus, erscheint die­se bei jeder neu­en E‑Mail, die Sie schrei­ben. Wäh­len Sie neben „Antworten/Weiterleitungen“ den Namen Ihrer Signa­tur aus, erscheint die Signa­tur auch jedes Mal, wenn Sie – Sie ahnen es schon – eine E‑Mail beant­wor­ten oder wei­ter­lei­ten.

9. Nutzen Sie Abwesenheitsnotizen

Sie sind im Urlaub und des­we­gen nicht zu errei­chen? Dann rich­ten Sie doch ein­fach eine Abwe­sen­heits­no­tiz ein. So erhal­ten die Sen­der einer E‑Mail an Sie eine auto­ma­ti­sche Ant­wort und wer­den über Ihre Abwe­sen­heit infor­miert. Das geht ganz ein­fach in Out­look 2013:

  • Kli­cken Sie zunächst auf Datei links oben in Out­look
  • dann müs­sen Sie Auto­ma­tisch ant­wor­ten aus­wäh­len
  • Nun kön­nen Sie den Abwe­sen­heits­zeit­raum ein­ge­ben, in dem die Notiz ver­schickt wer­den soll
  • Geben Sie nun einen Text ein wie z. B. „Ich bin zwi­schen dem XX.XX.XXXX bis ein­schließ­lich XX.XX.XXXX orts­ab­we­send. In drin­gen­den Fäl­len wen­den Sie dich bit­te an Max Mus­ter.“
  • Nun müs­sen Sie Ihre Abwe­sen­heits­no­tiz nur noch mit OK bestä­ti­gen – fer­tig!

10. Schreiben Sie die Namen Ihrer Empfänger richtig

Hier noch ein gene­rel­ler Tipp: Sie kön­nen jeden auf Dau­er ner­ven, indem Sie sich den Namen einer Per­son nicht rich­tig ein­prä­gen. Natür­lich kann es mal pas­sie­ren, dass man nicht genau weiß wie ein Name geschrie­ben wird.

Wenn Sie aller­dings eine E‑Mail an einen Per­so­na­ler schi­cken oder gar den fal­schen Namen in einer Ant­wort auf eine E‑Mail ver­wen­den, obwohl der Emp­fän­ger Ihnen zuvor bereits geschrie­ben hat, wirkt das sehr unauf­merk­sam – und das ist es ja letzt­lich auch. Kon­trol­lie­ren Sie Namen daher lie­ber zwei­mal, bevor Sie eine Mail ver­schi­cken.

Fazit

E‑Mails kön­nen ganz schön ner­vig sein – und wer­den dann auch ger­ne schon ein­mal igno­riert. Wenn man sich aber an ein paar ganz ein­fa­che Regeln hält, kann man schnell und ein­fach pro­fes­sio­nel­le E‑Mails ver­sen­den, die man sich gern durch­liest. Des­halb soll­ten Sie unbe­dingt dar­auf ach­ten, dass Sie Ihre elek­tro­ni­schen Nach­rich­ten nicht auf die Schnel­le ver­sen­den, son­dern sich auch dafür Zeit las­sen. All­zu schnell begeht man gro­be Feh­ler und ver­setzt sich damit ins Aus, etwa weil man eine E‑Mail-Bewer­bung ver­schickt, aber so unsorg­fäl­tig ver­fasst hat, dass man den Namen des Emp­fän­gers falsch geschrie­ben hat. Geben Sie sich lie­ber ein wenig Mühe! Zwar wer­den E‑Mails nicht mit Tin­te geschrie­ben, den­noch soll­ten Sie ver­in­ner­li­chen, dass Sie hier Brie­fe an ande­re Per­so­nen ver­fas­sen.

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